(versie van 2022-07-18)

Algemeen

Privacyverklaring

Algemeen

Om als provincie Limburg een goede dienstverlening te kunnen aanbieden, werken wij o.a. met persoonsgegevens. Aan de hand van deze privacyverklaring willen we je meer uitleg geven bij de manier waarop we omgaan met de persoonsgegevens waarover we beschikken.

Door gebruik te maken van onze website en/of diensten, erken je dat je deze privacyverklaring zorgvuldig gelezen hebt en dat je hiermee zonder voorbehoud instemt.

Definities

Persoonsgegevens omvatten alle informatie waarmee iemand direct of indirect geïdentificeerd kan worden, zoals naam, voornaam, adres, telefoonnummer, IP-adres, …

Alle informatie die rechtstreeks of door te combineren kan leiden tot de identificatie van een persoon valt onder de noemer “persoonsgegevens”.


Verwerken omvat in de praktijk elk gebruik van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, opslaan, wijzigen, raadplegen, verspreiden of wissen ervan.

De verwerkingsverantwoordelijke bepaalt welke persoonsgegevens worden verwerkt, welke middelen daarvoor worden gebruikt en voor welke doeleinden dit gebeurt.

Verwerkers zijn partijen die in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerken. Met elke verwerker sluiten wij een verwerkersovereenkomst af als afsprakenkader.

Bescherming van persoonsgegevens

We vinden het belangrijk om zorgvuldig om te gaan met jouw persoonsgegevens. We doen dit dan ook in overeenstemming met de Europese privacywetgeving (de Algemene Verordening Gegevensbescherming, afgekort als AVG of GDPR) en de relevante federale en Vlaamse wetgeving.

Wij verwerken enkel de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de nagestreefde doeleinden. We waken daarbij over de volledigheid en juistheid van jouw persoonsgegevens.

Wij bewaren jouw persoonsgegevens in principe niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze verzameld werden. Als overheidsinstantie zijn we echter dikwijls wettelijk verplicht om jouw persoonsgegevens langer te bewaren, onder meer op basis van de archiefwetgeving. Het is daarnaast mogelijk dat jouw persoonsgegevens verder worden verwerkt voor wetenschappelijk en historisch onderzoek of statistische doeleinden. Daarbij worden steeds de nodige maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen. Indien identificatie niet vereist is voor de beoogde doeleinden, dan worden aan jouw persoonsgegevens pseudoniemen gegeven of geanonimiseerd.

We nemen daarnaast de nodige veiligheidsmaatregelen om de persoonsgegevens die we verwerken op een passende manier te beveiligen. Jouw persoonsgegevens zijn enkel toegankelijk voor de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Iedereen die betrokken is bij de verwerking van jouw persoonsgegevens, zowel eigen medewerkers als externe partijen, is bovendien wettelijk of contractueel verplicht om hier vertrouwelijk mee om te gaan.

Wanneer wij verwerkers inschakelen dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een verwerkingsovereenkomst. Wanneer wij persoonsgegevens (elektronisch) uitwisselen met andere publiekrechtelijke instanties, dan leggen wij het afsprakenkader over deze verwerking vast in een protocol. Dit afsprakenkader heeft onder andere betrekking op de doeleinden en rechtmatigheid van de verwerking en de beveiliging van de persoonsgegevens.

Wie verwerkt je persoonsgegevens?

De provincie Limburg, dienst PLOT, Universiteitslaan 1, 3500 Hasselt met ondernemingsnummer 0207.725.203 verwerkt jouw persoonsgegevens.

Als je algemene vragen hebt over de manier waarop we jouw persoonsgegevens verwerken, kun je contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (FG) of Data Protection Officer (DPO) van de verwerkingsverantwoordelijke via mail (dpo@limburg.be).

Wanneer verwerken en verzamelen we je persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens kunnen op verschillende manieren bij ons terechtkomen. Zo kunnen we bijvoorbeeld gegevens rechtstreeks bij je opvragen door middel van een (online) contact- of invulformulier of in documenten die je bij je formulier moet voegen. Een andere mogelijkheid is dat we jouw persoonsgegevens opvragen bij overheidsdiensten die erover beschikken. Hiervoor hebben we machtigingen gekregen. Een overzicht van deze machtigingen kun je terug vinden op onze website.

Waarvoor verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij verzamelen en gebruiken jouw persoonsgegevens alleen als we er een duidelijk en gerechtvaardigd doeleinde voor hebben vastgelegd. De persoonsgegevens die je via deze website verstrekt, verwerken we op basis van de volgende verwerkingsgronden:

  • om een wettelijke verplichting na te komen:
    • Administratieve afhandeling van overheidsopdrachten, opmaak van bestekken, beoordeling van offerte, gunning en opvolging 
      • Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens 
      • Hoe verkregen? Van de betrokkenen zelf, Authentieke bronnen zoals kruispuntbank ondernemingen, nationale bank, BTW en belastingen, ander overheden 
      • Bewaartermijn: volgens de bepalingen van de archiefwetgeving, en de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen 
      • Gedeeld met: Betrokkenen zelf, andere overheden 
      • Aanvullende informatie: In het kader van overheidsopdrachten worden persoonsgegevens van kandidaten verwerkt. De provincie Limburg maakt hierbij gebruik van verschillende toepassingen: E-Notification en E-tendering en Digiflow (Telemarc) van de Federale Overheid, alsook toepassingen die op onze eigen servers draaien zoals 3P Hoe de Federale Overheid omgaat met jouw gegevens lees je op deze pagina 
    • Algemeen beheer van de boekhouding en leveranciersrelaties, bestellingen en facturatie 
      • Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, financiële gegevens 
      • Hoe verkregen? Van de betrokkenen zelf, authentieke bronnen zoals kruispuntbank ondernemingen en Rijksregister, andere overheden 
      • Bewaartermijn: volgens de bepalingen van de archiefwetgeving, en de verjaringstermijn die relevant is voor eventuele rechtsvorderingen 
      • Gedeeld met: betrokkenen zelf, andere overheden 
      • Aanvullende informatie: In functie van wettelijke verplichtingen m.b.t. boekhouding, bestellingen en facturatie verwerken wij persoonsgegevens van leveranciers en derden (voorleggen betaalmandaten, beheer bankkaarten en terminals, onderhouden derden databank, verwerken betalingsherinneringen, bestellingen opmaken en indienen, verkoopfacturen, …) Voor onze boekhouding werken wij met een toepassing van CIPAL waarmee een verwerkingsovereenkomst werd afgesloten. 
  • Voor de vervulling van een taak van algemeen belang of het openbaar gezag  
    • Camerabewaking in provinciale domeinen en gebouwen 
      • Welke gegevens? Stilstaande en bewegende beelden, geluidopnames 
      • Hoe verkregen? Betrokkenen zelf 
      • Bewaartermijn: 30 dagen 
      • Gedeeld met: Enkel in die gevallen voorzien bij de camerawet 
      • Aanvullende informatie: in de domeinen en gebouwen van de provincie worden bewakingscamera’s gebruikt voor de bescherming van goederen, de gezondheid en het leven van de persoonsleden en bezoekers. Met het plaatsen van bewakingscamera’s proberen we om diefstal, inbraak en vandalisme te bestrijden. De beelden worden op lokale servers bewaard volgens de wetttelijke bewaartermijnen, worden niet gedeeld tenzij in die gevallen voorzien door de wet en zijn slechts toegankelijk voor een beperkt aantal medewerkers. In sommige gevallen worden de beelden getoond via een scherm, bv in publieke ruimtes. 
  • wanneer je hiervoor toestemming hebt gegeven
    • Deelnemers-, studenten- en docentenadministratie i.v.m. opleidingen, studiedagen, evenementen, webinars en overleggen 
      • Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, titel of functie, organisatie 
      • Hoe verkregen? de betrokkenen zelf 
      • Bewaartermijn subsidiedossiers: voor de tijd nodig voor de praktische organisatie of zolang noodzakelijk voor het subsidiedossier; studentgegevens (opleidingen met gevolgen op vlak van verloning, bevordering, aanwerving, verkrijging van badge, …): tot de leeftijd van 70 jaar; studentgegevens (opleidingen zonder bovenstaande gevolgen) (vb. studiedagen): 5  jaar na afloop opleiding; lessenrooster met vermelding docent: permanent; sollicitaties docenten: 1 jaar (maximaal te verlengen met 2 keer 1 jaar
      • Gedeeld met: controleorganen (subsidiedossiers, werkgever die voor de opleiding betaalt, …), betrokkenen zelf  
      • Aanvullende informatie: Verschillende provinciale diensten organiseren regelmatig evenementen zoals overleggen, webinars, studiedagen, infosessies en -beurzen. Om deze evenementen te kunnen organiseren hebben we jouw gegevens nodig. Als je deelneemt aan onze evenementen dan gaan we ervan uit dat jouw naam, voornaam en organisatie (dus niet jouw contactgegevens) mogen verspreid worden onder de andere deelnemers van het evenement als dat zou bijdragen aan het opzet en het welslagen van het evenement. We doen dit bijvoorbeeld bij evenementen die specifiek gericht zijn op het netwerken en contacten leggen. Voor bepaalde Europese projecten worden we verplicht om aanwezigheidslijsten ter beschikking te stellen om subsidies te staven. Heb je hierover vragen dan neem je best contact op met de organisatoren van het evenement of het overleg. 
    • Nieuwsbrieven en andere onlinecommunicatie (zoals vb. uitnodigingen voor evenementen, opleidingen of bijscholing) 
      • Welke gegevens? Contactgegevens 
      • Hoe verkregen? de betrokkenen zelf 
      • Bewaartermijn: Tot uitschrijving door de betrokkene zelf of uitschrijving op vraag van de betrokkene door de provinciale dienst 
      • Gedeeld met: niet gedeeld 
      • Aanvullende informatie: Iedereen kan zich uitschrijven op de nieuwsbrieven of online communicatie van de provincie. Uitschrijven kan via een link in de mail of de nieuwsbrief zelf of via mail.
    • Geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal voor promotionele doeleinden 
      • Welke gegevens: Foto’s, beeld en geluid 
      • Hoe verkregen: van de betrokkenen zelf 
      • Bewaartermijn:
      • Gedeeld met: wordt enkel gedeeld mits uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene
      • Aanvullende informatie: Bij diverse gelegenheden maken wij foto’s en films of geluidsopnames. Onze medewerkers doen dit zelf, of we maken hiervoor gebruik van professionele fotografen en bedrijven. Deze opnames, foto’s en films gebruiken wij voor promotionele doeleinden, dus om onze werking meer bekend te maken. Foto’s en films worden via onze mediadatabank verwerkt. Bepaalde medewerkers hebben toegang tot deze mediadatabank en kunnen het materiaal gebruiken in het kader van hun opdrachten. Dit betekent ook dat zij dit materiaal kunnen publiceren via onze website en via sociale media en drukwerk.  Daarnaast kan foto- en beeldmateriaal worden verstrekt aan andere partners, maar dat gebeurt onder strikte voorwaarden en enkel voor de doeleinden van promotie, dus om de werking meer bekend te maken. Je kan je steeds kosteloos hiertegen verzetten door bij de opname de organisator of de fotograaf aan te spreken. Voor de mediadatabank maken wij gebruik van Mediahaven van Zeticon waarmee we een verwerkingsovereenkomst hebben afgesloten. Ook met onze partners (POM Limburg) hebben wij een verwerkingsovereenkomst afgesloten voor het gebruik van de mediadatabank. 
    • Opname van examens, opleidingen, overleggen en activiteiten
      • Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, beeld en geluid 
      • Hoe verkregen? Van de betrokkenen zelf 
      • Bewaartermijn: volgens de bepalingen van de archiefwet of in geval van
        • het maken van een pasfoto voor het opstellen van een fotolijst van studenten: deze fotolijst wordt na afloop van de opleiding vernietigd;
        • het maken van een pasfoto voor publicatie op de elektronische leeromgeving van het PLOT: deze pasfoto wordt uiterlijk na afloop van de studie aan het PLOT uit de elektronische leeromgeving gewist;
        • het maken van beeld-, geluid- en video-opnamen als lesmateriaal: deze opnamen worden na afloop van de les gewist;
        • het maken van beeld-, geluid- en video-opnamen van examens: deze opnamen worden uiterlijk na het verstrijken van eventuele deliberaties en inzageperiode gewist;
        • het maken, gebruiken, publiceren, verspreiden van beeld-, geluid- en video-opnamen bestemd voor promotionele activiteiten van het PLOT: dit materiaal mag kosteloos gebruikt worden voor communicatie en promotie zonder commercieel karakter, ter illustratie van de activiteiten van het PLOT.
      • Gedeeld met: deelnemers van de opgenomen overleggen
      • Aanvullende informatie: Het kan gebeuren dat bepaalde overleggen of activiteiten worden opgenomen. Dit is vooral het geval bij online overleggen of activiteiten. De bedoeling is om deelnemers de kans te bieden om na afloop de inhoud opnieuw te bekijken. Opnames gebeuren enkel mits toestemming van de betrokkene(n). Voor online overlegmomenten maakt de provincie standaard gebruik van MS Teams van Microsoft. Hierbij beroepen we ons op de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses) voor de correcte verwerking van persoonsgegevens door Microsoft.
    • Enquêtes, polls en andere bevragingen door provinciale diensten zelf of door derden in opdracht
      • Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, titel of functie, organisatie, geslacht, opleidingsniveau
      • Hoe verkregen? Van de betrokkenen zelf 
      • Bewaartermijn: voor de duur van het onderzoek en de rapportage, of na contactname voor verder onderzoek. 
      • Gedeeld met: overheden, projectpartners 
      • Aanvullende informatie: Bij de uitwerking en uitvoering van ons beleid houden wij rekening met de mening van onze studenten en deelnemers. Eén van de kanalen waarlangs we jullie mening te weten komen is via bevraging (online, op papier, via bijeenkomsten). De bevragingen doen we zelf.

. voor de uitvoering van een overeenkomst met jou

  • Organiseren van een opleiding, bijscholing of studiedag
    Studenten schrijven zelf in of worden door hun werkgever ingeschreven voor een opleiding en betalen daarvoor.  In ruil levert het PLOT een dienst, nl. opleiding. Voor de administratieve verwerking hiervan worden persoonsgegevens verwerkt.
    Docenten leveren een prestatie en ontvangen in ruil hiervoor een vergoeding. Welke gegevens? Identificatiegegevens, ondernemingsnummer, contactgegevens, financiële gegevens, werkgever, behaalde diploma’s, beroepservaring. De naam van de docent, titel opleiding, lesdata, aantal lesuren worden ook vermeld bij anonieme evaluaties over de kwaliteit van lesgeven.
    • Hoe verkregen? Van de betrokkenen zelf 
    • Bewaartermijn? Studentgegevens (opleidingen met gevolgen op vlak van verloning, bevordering, aanwerving, verkrijging van badge, …): tot de leeftijd van 70 jaar; studentgegevens (opleidingen zonder bovenstaande gevolgen) (vb. studiedagen): 5  jaar na afloop opleiding; lessenrooster met vermelding docent: permanent; sollicitaties docenten: 1 jaar (maximaal te verlengen met 2 keer 1 jaar).
    • Gedeeld met: niet gedeeld 
    • Aanvullende informatie: de werkgever wordt op aanvraag ingelicht over personeel uit hun bestuur of organisatie dat opleiding volgde (aanwezigheid en resultaat opleiding).
  • Verhuren van infrastructuur  
    • Welke gegevens? Identificatiegegevens, ondernemingsnummer, contactgegevens
    • Hoe verkregen? Van de betrokkenen zelf 
    • Bewaartermijn? Boekhoudkundige bewaartermijnen
    • Gedeeld met: niet gedeeld 
    • Aanvullende informatie: Het PLOT verhuurt haar infrastructuur voor de organisatie van opleidingsactiviteiten of overleggen.
  • Sollicitaties, werving en selectie 
    • Welke gegevens? Identificatiegegevens, contactgegevens, geslacht, geboortedatum, nationaliteit, opleidingsgegevens, werkervaring. 
    • Hoe verkregen? Van de betrokkenen zelf 
    • Bewaartermijn: De gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om het werkings- en selectieproces tot een goed einde te brengen en om onze wettelijke verplichtingen na te komen (maximum 1 jaar, maximaal te verlengen met 2 keer 1 jaar).
    • Gedeeld met: Assessmentbureaus, externe leden van de jury 
    • Aanvullende informatie: Wij verwerken jouw persoonsgegevens in het kader van het wervings- en selectieproces. Dit betekent dat we een aantal gegevens opvragen in het kader van een mogelijke arbeidsovereenkomst. De gegevens van de kandidaten die niet weerhouden zijn worden tot 4 weken na afloop van de procedure bewaard tenzij er een wervingsreserve is aangelegd en de kandidaten zich akkoord hebben verklaard met opname in deze reserve: dan worden hun gegevens bewaard voor de periode van 1 jaar (maximaal te verlengen met 2 keer 1 jaar. Alle kandidaten worden geacht de privacyverklaring te hebben gelezen die beschikbaar is bij elke sollicitatieformulier. Voor de werving en selectie maken we gebruik van verschillende toepassingen van Dileoz. Hiervoor hebben we verwerkingsovereenkomsten afgesloten. 

Wat zijn je rechten?

Overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) heb je het recht om inzage te vragen in jouw eigen persoonsgegevens. Je kunt de persoonsgegevens opvragen, inkijken en zo nodig laten corrigeren. In bepaalde gevallen en indien daarvoor goede redenen zijn, kun je vragen om jouw persoonsgegevens te wissen.

Je hebt ook het recht om tegen de verwerking bezwaar te maken en het recht op gegevensoverdraagbaarheid.

Je kunt deze rechten uitoefenen

  • via mail naar griffie@limburg.be  
  • per brief naar Griffie, provincie Limburg, Universiteitslaan 1, B-3500 Hasselt

We vragen om steeds een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart als bijlage mee te sturen.

Je hebt ten slotte het recht om klacht in te dienen tegen of over de verwerking van jouw persoonsgegevens bij de Gegevensbeschermingsautoriteit. Voor meer informatie kun je bij de Vlaamse Toezichtscommissie of de Gegevensbeschermingsautoriteit terecht.

Wijzigingen

De provincie Limburg behoudt zich het recht voor om op ieder ogenblik wijzigingen aan te brengen in haar privacybeleid. Door deze website te gebruiken, aanvaard je alle voorwaarden van het privacybeleid zoals bepaald op het moment van gebruik. Bij elke toegang tot de website van de provincie Limburg, nadat het privacybeleid werd gewijzigd, word je geacht kennis genomen te hebben van de wijzigingen en ze te aanvaarden.

  • Speciale verwerkingen

Hieronder lichten we enkele specifieke verwerkingen gedetailleerder toe. Vanzelfsprekend kun je je rechten, zoals hierboven beschreven, uitoefenen met betrekking tot deze verwerkingen.

  1. Beeldmateriaal

Bij de activiteiten die wij organiseren maken wij soms foto’s en video’s. Dit beeldmateriaal gebruiken wij om promotie te maken voor het provinciebestuur en zijn activiteiten, onder andere op onze website en op onze sociale mediakanalen. Wij respecteren je recht op afbeelding en engageren ons om je bij elke activiteit duidelijk in te lichten over het beeldmateriaal dat ter plaatse wordt gemaakt. 

Onze fotograaf beperkt zich zoveel mogelijk tot overzichtsfoto’s en sfeerbeelden. Dit soort beeldmateriaal zijn geen persoonsgegevens en wij gaan dan ook uit van je impliciete toestemming, zowel voor het maken als voor de publicatie ervan.

Soms zal onze fotograaf ook foto’s of video’s maken waarop personen identificeerbaar zijn. Zowel voor het maken als voor het publiceren van dit soort foto of video zullen wij altijd je expliciete toestemming vragen. Dit geldt ook voor kinderen jongeren dan 16 jaar. Waar mogelijk doen wij dit op voorhand en schriftelijk. In de andere gevallen zal onze fotograaf je aanspreken. Je kunt de aparte toestemmingen op elk moment intrekken.

2.Sociale media

De provincie Limburg maakt gebruik van verschillende communicatiekanalen om in contact te treden met haar inwoners. De provincie Limburg is daarbij ook actief op socialemediaplatformen, namelijk Facebook, Twitter, Youtube, Instagram, …

Indien je via deze kanalen met ons contact opneemt in een privébericht (bv. om een vraag te stellen of een probleem te melden), dan worden jouw persoonsgegevens daarbij verwerkt. Wij gebruiken die gegevens enkel om je verder te helpen of aan je verzoek gevolg te geven.

Indien je reageert op onze publieke berichten of deze berichten deelt of leuk vindt, dan zijn deze gegevens voor anderen zichtbaar. Deze publieke gegevens worden bewaard en zijn zichtbaar zolang je ze zelf niet verwijdert.

Jouw persoonsgegevens worden als gebruiker van sociale media ook verwerkt door het socialemediaplatform in kwestie. De provincie Limburg heeft zelf geen controle over de verdere verwerking van jouw persoonsgegevens door deze platformen. Op die verwerkingen zijn de privacyverklaringen van de socialemediaplatformen van toepassing.

3 Cookies en tracking

Wij maken op onze website, in onze onlinediensten en voor onze nieuwsbrief gebruik van cookies en verwante technieken. In ons cookiebeleid  vind je hierover alle informatie. In de cookie-instellingen kan je per type cookie toestemming geven of weigeren. 

4.Cameratoezicht

Als openbare overheid voorzien wij camerabewaking op het openbare domein en in onze gebouwen. Deze bewakingscamera’s hebben als doel om provinciale eigendommen te beschermen, overlast aan te pakken en de openbare orde te handhaven.

De aanwezigheid van bewakingscamera’s wordt steeds gesignaleerd met pictogrammen. Indien je je begeeft op een locatie waar er bewakingscamera’s aanwezig zijn, bestaat de kans dat je wordt gefilmd. Daarbij verwerken we dan ook je persoonsgegevens.

Enkel geautoriseerde personen krijgen toegang tot de opgenomen beelden. De beelden worden gewist na één maand indien de beelden geen bijdrage leveren tot het bewijzen van een misdrijf, schade, overlast of een verstoring van de openbare orde. Indien dat wel het geval is kunnen de beelden langer worden bewaard voor verder onderzoek. De beelden kunnen in dat geval ook overgedragen worden aan de politie of de gerechtelijke autoriteiten.

5.Overzicht machtigingen en protocollen

  • Begeleidend protocol inzake gegevensbescherming in de zin van artikel 20 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens – tussen de politiezone x en het PLOT – Politieschool betreffende de gegevensoverdracht inzake het verzekeren van opleidingen.
  • Begeleidend protocol inzake gegevensverwerking in de zin van artikel 20 van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens – tussen de Limburgse politiezones en het PLOT – Politieschool betreffende de gegevensoverdracht inzake het verzekeren van opleidingen.
  • Onderlinge overeenkomst zoals bedoeld in art. 26 GDPR met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens via de inschrijvingsmodule voor het federaal geschiktheidsattest (FGA) voor het operationeel personeel van de hulpverleningszones en van de civiele bescherming.